Nouvelle révision de la norme NF Z42-013 - Mars 2009


Du nouveau dans le monde le la GED et du Record Management : la nouvelle version de la norme NFZ42-013 décrivant les règles de la conservation des documents numériques à valeur probante vient d'être publiée.

Quand peut-on l'appliquer ?

La NF Z 42-013 a été publiée et mise en ligne sur le site de l’Afnor (www.afnor.org) ce 2 février 2009. Noté dès maintenant dans vos agendas qu'elle sera publiée au Journal officiel du 3 mars 2009.

Quoi de neuf dans cette norme ?


Premier point important, cette norme admet l’archivage sur des supports ré-inscriptibles protégés par signature électronique et horodatage. Ce qui signifie que l'on est plus obligé de passer sur des supports de type Worm physique pour faire de l'archivage légal. Le WORM logique suffit.

Le texte met aussi l’accent sur la traçabilité des opérations d’archivage (Record Management).

Un autre axe de cette norme est avant tout de garantir de bout en bout l’intégrité des documents numériques archivés et prévenir toute falsification, substitution ou destruction volontaire ou accidentelle d’archives.

On peut noter également que cette norme préconise certains formats, comme le PDF/A. Cependant, la norme précise que le choix du format est de la responsabilité du « propriétaire » des documents. Il est bon de rapeller que ce choix doit se faire en particulier, en en fonction des contraintes de durée de conservation du document.

Où peut-on l'appliquer ?

En France, bien évidemment. Mais il y a de forte chance qu'elle soit applicable immédiatement dans les DOM-TOM (Nouvelle-Calédonie incluse). Pour rappel, la précédante publication de la norme NF Z 42-013 précisée ceci :
La présente loi est applicable en Nouvelle-Calédonie, en Polynésie française, à Wallis-et-Futuna et dans la collectivité territoriale de Mayotte.)
Il est également à noter que la France pilote le dossier « Conception / exploitation des systèmes d’archivage » pour l’ISO. Dans ce cadre, la délégation française a présenté un projet de contenu de norme ISO concernant la conception et d’exploitation des systèmes d’archivage fortement inspirée de la norme NF Z 42-013. Un dossier à suivre...

Comment l'appliquer ?


Cette norme spécifie à la fois l'aspect organisation et l'aspect technique.

Sur le plan organisationnel, il est donc fortement conseillé de mettre en place une procédure d'archivage dans l'entreprise et de désigner les responsabilités de chacun. La mise à jour d'un tableau de gestion des documents peut vous aider à vous y retrouver (cf www.lienart.net).

Sur le plan technique, il est fortement conseillé de choisir une solution qui respecte cette norme. Un éditeur français comme Docubase l'a déjà intégré dans sa solution depuis longtemps. Sans faire du patriotisme informatique, choisir des solutions françaises est parfois bénéfique pour le respect de ce type de norme, surtout quand ces éditeurs sont leader sur leur marché et sont reconnus à l'étranger. C'est si rare dans cette discipline ...

Commentaires

Posts les plus consultés de ce blog

Lotus et bouche cousue* !

Word 2007 : un cancre en orthographe et grammaire ?