Vous avez dit GED ou Record Management ?

Depuis plusieurs années, le terme de « records management » est de plus en plus employé. En même temps, les projets de GED (gestion électronique de documents) sont de plus en plus d'actualité. Il est de ce fait difficile de faire la différence entre les 2 notions … parle-t-on de la même chose ? La GED est-elle dépassée à ce jour ? Qu'apporte le "records management" ?

Ce billet vise à clarifier les 2 notions en explicitant ce que recouvre le "records management" et de ce fait, en quoi il se différencie de la GED.

Tout d'abord, comprenons que le monde change et évolue. Aujourd'hui la notion de document dans l'entreprise dépasse largement la notion du "document papier". La production de documents est bien plus importante qu'avant, cela inclus les fichiers produits à partir des outils bureautiques, les messages électroniques, les pages web publiées sur les sites Intranet et Internet... Toute cette production est bien souvent mal gérée : fichiers électroniques mal nommés, mal rangés, copiés en n exemplaires, messageries engorgées avec un mélange de message important côtoyant les messages personnels et futiles…

De cet état de fait, la notion d'archivage de documents couvert par la GED s'est retrouvée un peu trop limitée. Les entreprises avaient besoin de prendre en compte le document plus tôt, dès sa conception, sa mise à disposition et sa diffusion.

L'idée du "Record management" est de traiter ces différents "record" dès leur naissance et jusqu'à leur fin de vie. Ce concept gère donc l'ensemble du cycle de vie d'un document.

Pourquoi ne pas avoir traduit ce terme pour nous, bon francophone ? Il faut dire déjà que la langue anglaise est plus riche pour parler de la notion d'archive. Il existe deux termes en anglais : (archive de bureau) records; (archive de musée) archives. Une fois de plus, nous allons surement devoir nous accommoder d'un anglicisme assez peu parlant pour le public. Cela me rappelle le passage de la notion d'Infocentre au DataWarehouse…

Les outils de GED (gestion électronique de documents) sont-ils morts ? Bien au contraire, ceux-ci sont de plus en plus d'actualités car leurs fonctionnalités évoluent en incluant de plus en plus de concept du "records management". En particulier, on retrouve les fonctionnalités suivantes dans ces outils :

  • Gestion des dossiers

  • Durée de vie du document

  • Classement automatique des documents bureautique et courrier électronique

  • Workflow...

Bref, il semblerait que le "records management" soit la fusion de la notion d'archivage avec la notion de partage de document dans l'entreprise. Le défi pour l'entreprise moderne est de savoir gérer au plus tôt le classement et le devenir des différents documents qui y circulent afin de faciliter leur consultation, mieux partager la connaissance, garantir la conservation et éliminer les informations inutiles en fin de vie. Les entreprises et outils capables de bien gérer ce cycle complet du document ont un bel avenir devant eux…

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