Programme de désintoxication contre la dépendance aux e-mails

Voici le contenu d'un article rédigé par Jon Hurdle et lu sur "Le Monde" :

PHILADELPHIE (Reuters) - Les alcooliques et les drogués avaient le leur, maintenant les accrocs aux e-mails ont aussi leur programme de désintoxication.

Marsha Egan, spécialisée dans l'encadrement des entrepreneurs, a mis sur pied un programme en douze points pour les aider à utiliser au mieux l'outil électronique, que certains considèrent à la fois comme une perte de temps envahissante tout en étant rapide et efficace.

Elle s'est inspirée de cas tels que ce golfeur qui ne pouvait s'empêcher de consulter son ordinateur de poche entre chaque swing et qui avait ainsi perdu un client potentiel. Le programme fait écho à la prise de conscience progressive de ce qu'un mauvais recours à l'e-mail peut coûter cher en perte de productivité pour les entreprises.

"C'est une véritable crise pour l'entreprise Amérique mais nombre de P-DG n'en ont pas conscience", estime Egan. "Ils n'ont pas mesuré combien ça peut coûter."

L'une de ses clientes ne peut s'empêcher de consulter sa messagerie électronique dès qu'elle croise un ordinateur. D'autres choisiront leur lieu de vacances en fonction des possibilités de se connecter. D'autres encore passe leur temps à attendre des e-mails et finissent par s'envoyer des messages à eux-mêmes si aucun ne leur est parvenu depuis quelques minutes, explique Egan.

Dans les douze règles qu'elle a établies, Egan impose à son client qu'il admette que "les e-mails gouvernent" son temps et qu'il "se débarrasse du besoin de vérifier sa messagerie toutes les 10 minutes."

D'autres points du programme demandent de "s'astreindre à garder sa boîte aux lettres vide", d'"établir des intervalles réguliers pour revenir consulter ses e-mails" et "de répondre immédiatement à tout message qui peut être traité en moins deux minutes mais transférer dans un fichier les e-mails qui nécessiteront plus de temps."

Egan a précisé qu'elle ne tenait pas de conférence dédiées à son programme mais qu'elle envisageait de mettre sur pied une téléconférence mensuelle pour "e-maileurs anonymes."

Les employés qui reçoivent un message électronique mettent en moyenne quatre minutes pour le lire puis reprendre la tâche qu'ils ont interrompue pour le faire et redevenir productif, explique la spécialiste qui recommande de ne pas consulter sa boîte aux lettres électronique plus de trois ou quatre fois par jour.

Quelques employés résistent au fait de consulter leurs e-mails sur leur temps de travail mais se retrouvent de fait à passer des heures à répondre à leurs messages une fois rentrer chez eux, ajoute-t-elle. L'un de ses clients lui a confié s'être retrouvé avec 3.600 e-mails dans sa boîte.

Les douze points du programme.

1. Admettre que les e-mails gouvernent votre temps. Se débarrasser du besoin de vérifier sa messagerie toutes les 10 minutes

2. S'astreindre à garder sa boîte aux lettres vide

3. Créer des fichiers dans lesquels sont copiés les e-mails à traiter

4. Recourir à des titres globaux dans votre système de classement pour éviter de perdre trop de temps lorsqu'il faut retrouver quelque chose

5. Traiter immédiatement tout message qui peut être traité en moins deux minutes mais transférer dans un fichier les e-mails qui nécessiteront plus de temps

6. Se fixer une date butoir pour vider sa boîte aux lettres. Ne pas passer plus d'une heure à la vider

7. Désactiver la fonction automatique envoyer/recevoir

8. Etablir des intervalles réguliers auxquels consulter ses e-mails

9. Impliquer d'autres personnes dans votre lutte contre cette obsession

10. Réduire la masse d'e-mail que vous recevez

11. Gagner du temps en ne traitant qu'un sujet par e-mail, supprimer les commentaires annexes lors du transfert d'un e-mail à quelqu'un d'autre et donner un titre détaillé au message

12. Se réjouir de cette nouvelle approche du message électronique.
Voici ce que je vous propose pour appliquer ce programme à Lotus Notes : les 12 mesures de votre salut !

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